Protokół zdawczo-odbiorczy przy najmie — co powinien zawierać

Po co w ogóle go spisywać

Protokół zdawczo-odbiorczy to dokument podpisywany przy przekazaniu kluczy — zarówno na początku najmu, jak i przy wyprowadzce. Bez niego trudno udowodnić, w jakim stanie było mieszkanie na starcie, a to on decyduje, czy właściciel może potrącić coś z kaucji po zakończeniu umowy. Spór o kaucję rozstrzyga się właśnie przez porównanie dwóch protokołów — z odbioru i ze zdania lokalu, więc drugi bez pierwszego niewiele znaczy.

Dane podstawowe

Protokół otwiera adres lokalu, numer umowy najmu, do której się odnosi, oraz data i godzina przekazania. Wpisz imiona, nazwiska i numery dokumentów tożsamości obu stron albo osób przez nie upoważnionych do odbioru — jeśli w mieszkaniu podpisuje ktoś inny niż najemca wskazany w umowie, dołącz pełnomocnictwo jako załącznik. Zaznacz też wprost, czy przekazanie dotyczy początku najmu, czy jego zakończenia, bo od tego zależy, które pola protokołu wypełniasz.

Liczniki i media

Spisz stany liczników prądu, gazu i wody — zimnej i ciepłej osobno, jeśli są osobne liczniki — razem z ich numerami seryjnymi. Te same liczby zgłaszasz potem dostawcom mediów przy przepisywaniu umów na najemcę albo przy ich zamykaniu po wyprowadzce, bo bez zapisanego stanu rozliczenie kończy się szacunkiem operatora. Jeśli licznik gazu lub ciepła ma plombę, dopisz też jej numer.

Stan techniczny i wyposażenie

Opisz stan każdego pomieszczenia osobno — ściany, podłogi, okna, drzwi, armaturę łazienkową i kuchenną. Wypisz wyposażenie, które zostaje w mieszkaniu: meble, sprzęt AGD z numerami seryjnymi lodówki, pralki czy zmywarki, oświetlenie, zasłony. Przy każdej pozycji zaznacz stan — nowy, używany, zarysowany, uszkodzony — a widoczne usterki opisz konkretnie, z podaniem pomieszczenia, w którym się znajdują.

Dołącz do protokołu zdjęcia jako załącznik i opatrz je datą wykonania. To one rozstrzygają spór, gdy opis słowny okaże się niejednoznaczny, na przykład przy ocenie, czy rysa na blacie kuchennym istniała już w dniu odbioru.

Klucze i dostęp

Wpisz dokładną liczbę przekazywanych kluczy do drzwi wejściowych, kluczy do skrzynki pocztowej, pilotów do bramy czy garażu oraz kart lub breloków do domofonu. Jeśli budynek ma system kodów dostępu, dopisz kod i informację, czy zostanie zmieniony po zakończeniu najmu. Brak zapisanej liczby kluczy to częsty powód sporu przy wyprowadzce — właściciel może żądać dopłaty za dorobienie brakującego kompletu, jeśli protokół początkowy nie precyzuje, ile kluczy przekazał.

Protokół przy wyprowadzce

Przy zakończeniu najmu spisujesz drugi protokół i porównujesz go z pierwszym punkt po punkcie, pomieszczenie po pomieszczeniu. Różnice wykraczające poza normalne zużycie — dziury po kołkach czy przetarcia po zwykłym użytkowaniu nią nie są — stają się podstawą do potrącenia z kaucji, ale muszą być spisane, wycenione i najlepiej udokumentowane zdjęciami z obu protokołów.

Granica między zwykłym zużyciem a uszkodzeniem bywa sporna prawnie, więc przy wyższych kwotach potrącenia potwierdź zasadność roszczenia u prawnika przed podpisaniem rozliczenia.